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Características que gustan a los usuarios

100% Código abierto

Tanto si es para la conformidad, el servicio a los clientes, la continuidad empresarial o para la colaboración eficaz, la gestión de documentos es crucial en cualquier organización. Hoy en día lo que quieren los usuarios son soluciones departamentales simples con aplicaciones de fácil configuración, mientras que las corporaciones prefieren un control consistente y la conformidad de un sistema de gestión de contenidos escalable y sólido. Alfresco ofrece a la industria un sistema líder de gestión de documentos de código abierto para capturar, buscar y colaborar fácilmente en documentos con servicios de biblioteca completos y gestión de ciclo de vida, todo ello en un repositorio unificado y robusto.

Gestión de documentos tradicional

La gestión de documentos tradicional se basa en complejas cámaras acorazadas de documentos a las que tienen acceso los bibliotecarios. Éstas se han desarrollado históricamente como grandes y complejas aplicaciones de software para empresas.

Esto es lo que ha provocado que los sistemas de gestión de documentos sean:

• Complejos y difíciles de utilizar
• Muy costosos
• Con un bajo porcentaje de adopción (normalmente el 5% de usuarios)

La elección de un sistema de documentos complejo y sólido o de uno fácil de usar al que le faltan características básicas ha resultado en un porcentaje de adopción muy bajo. Los sistemas que utilizan los usuarios y con los que están familiarizados son:

• Unidad compartida para almacenamiento
• Correo electrónico para la colaboración
• Google para las búsquedas
• Yahoo para la categorización
• Estructuras de carpetas y contenido para la planificación de proyectos

Gestión de documentos Alfresco

Alfresco ofrece una gestión de documentos que utiliza interfaces habituales para que el usuario las adopte rápidamente, basadas en un repositorio que proporciona servicios transparentes e invisibles para una completa gestión de contenido empresarial.

• Sistema de archivos virtual: sustituye las unidades compartidas y ofrece la misma interfaz
• Reglas tipo correo electrónico: configura reglas de conexión para automatizar el procesamiento manual y ofrece una compatibilidad invisible
• Búsquedas tipo Google: busca directamente desde Firefox o IE7
• Exploración tipo Yahoo: extracción y categorización automática de metadatos
• Espacios inteligentes: espacios para la colaboración con procedimientos recomendados
• Asistencia de ciclo de vida transparente

Contribución de contenido

Sistema de archivos virtual que hace que la ECM sea tan sencilla como las unidades compartidas por red
Sincronización del maletín con CIFS
Acceso al portal: JSR-168

Categorización de contenido

Extracción y categorización automática de metadatos desde todas las interfaces

Búsqueda avanzada

OpenSearch nativa desde Firefox o IE7 por los múltiples repositorios de Alfresco y también otros repositorios de Open Search

Motor de transformación y gestión de datos

Servicios de transformación: Office a ODF/PDF, PowerPoint a Flash
Servicios de biblioteca
Entrada/salida: control de versiones mayor y menor
Auditoría: quién creó, quién actualizó, cuándo creó, cuándo actualizó
Enlace entre documentos: a través de múltiples espacios

Colaboración en equipo

Asistente de espacio: la mejor estructura de carpetas, contenido, plantillas, reglas y procesos
Asistencia mediante un foro: hilos de debate
Flujo de trabajo basado en un sencillo correo electrónico: URL incrustada "aprobar/rechazar"
Notificación de cambios del correo electrónico y RSS
Flujo de trabajo integrado
Integración jBPM: soporte de flujo de trabajo complejo
Gestión de tareas mediante paneles
Cumplimiento: gestión segura del ciclo de vida de los documentos

Seguridad

Gestión de usuarios y seguridad con usuarios, grupos y roles
Seguridad de nivel de documento
Inicio de sesión único a través de NTLM o LDAP

Ventajas

Alfresco proporciona las siguientes ventajas:

• Gran aumento de la adopción por parte del usuario
• Gran reducción del coste y de los costes totales de propiedad
• Reducción del riesgo
• Implementación rápida

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Características que gustan a los administradores

Arquitectura J2EE

Arquitectura en clústeres de alta escalabilidad mediante el uso de software y hardware de uso generalizado

Clientes de huella cero

No se necesitan instalaciones por parte del cliente para descargas en disco masivas

Interfaces para CIFS, WebDAV y FTP

Acceso nativo a través del sistema de archivos para herramientas estándar

Seguridad

Gestión de usuarios y seguridad con usuarios, grupos y roles
Seguridad de nivel de documento
Inicio de sesión único a través de NTLM o LDAP

Flujo de trabajo integrado y gestión de ciclo de vida de contenido

Integración jBPM con administrador de tareas a través de una consola

Desarrollo de contenido controlado y auditado a través de la creación, revisión, aprobación, lanzamiento regulado, caducidad, retención y archivo

Motor de transformación y gestión de datos

Servicios de transformación integrados: Office a ODF/PDF, PowerPoint a Flash

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Características que gustan a los desarrolladores

Web Scripts ligeros

Desarrolle rápidamente herramientas de Web Script de contenido mediante JavaScript y Freemarker

Arquitectura REST

Fusione de forma rápida y sencilla herramientas de Alfresco y otras aplicaciones web a través de una URL